E-bike aziendali e welfare: facciamo chiarezza

Intervista di Paolo Barbato a Silvia Spattini.

Negli ultimi mesi, la risposta n.41/2026 dell’Agenzia delle Entrate all’interpello sul trattamento fiscale delle e-bike aziendali ha generato un dibattito acceso. Il tema è tecnico, le sfumature sono molte, e non sorprende che si siano diffuse letture diverse di un documento che in realtà è piuttosto chiaro nei suoi contenuti. Il rischio, però, è che Mobility Manager e responsabili HR prendano decisioni sulla base di informazioni incomplete.

Per fare ordine, ho chiesto a Silvia Spattini di analizzare insieme i punti chiave dell’interpello. Silvia è una delle voci più autorevoli in Italia sul welfare aziendale: ricercatrice senior di ADAPT, cultore della materia in Diritto del lavoro presso l’Università di Modena e Reggio Emilia e componente del Centro Studi AIWA. Il suo lavoro di analisi sull’interpello, pubblicato poco dopo l’uscita del documento, offre una lettura particolarmente utile per orientarsi.

Uso promiscuo o uso personale: la distinzione fondamentale

Il primo elemento di confusione riguarda la natura stessa del bene. Per le autovetture aziendali esiste il concetto di uso promiscuo: il veicolo viene assegnato al dipendente sia per finalità lavorative sia per uso personale, e il trattamento fiscale segue regole specifiche legate alla percorrenza convenzionale. Molti hanno applicato per analogia lo stesso schema alle e-bike. Ma l’interpello dice altro.

«L’Agenzia delle Entrate distingue chiaramente l’uso personale dall’uso promiscuo. Se il velocipede viene utilizzato per il percorso casa-lavoro, quello è considerato uso personale, non uso a fini lavorativi: avviene fuori dall’orario di lavoro e non riguarda l’espletamento dell’attività lavorativa. L’uso promiscuo si configurerebbe solo se la e-bike fosse impiegata anche per spostamenti interni allo stabilimento o per attività connesse al lavoro», spiega Spattini.

La conseguenza pratica è rilevante. Le e-bike messe a disposizione dei dipendenti per uso personale non seguono il regime fiscale dell’auto aziendale. Rientrano invece nella categoria dei beni e servizi con finalità di utilità sociale, disciplinati dall’articolo 51, comma 2, lettera f) del TUIR, che rimanda all’articolo 100. Un inquadramento completamente diverso, con implicazioni operative altrettanto diverse.

Il principio di estraneità del lavoratore

Un secondo aspetto che l’Agenzia delle Entrate ribadisce con fermezza riguarda le modalità di erogazione del bene. Per rientrare nel trattamento fiscale agevolato, il servizio o il bene deve essere definito e concordato tra datore di lavoro e fornitore. Il dipendente ne beneficia, ma non partecipa alla definizione del servizio stesso.

«Questo è uno dei principi fondamentali per l’Agenzia: quando vengono messi a disposizione dei servizi deve sempre esserci l’estraneità del lavoratore. L’azienda concorda il servizio con il fornitore e lo paga. Il lavoratore deve rimanere estraneo alla definizione del servizio, perché altrimenti la personalizzazione diventa un aggiramento della norma: è come se si riconoscesse una sorta di reddito mascherato», chiarisce Spattini.

In termini operativi, questo significa che l’azienda stipula una convenzione con un fornitore di leasing o noleggio, definisce il catalogo dei beni disponibili e li mette a disposizione della popolazione dipendente. Il singolo lavoratore non sceglie il modello specifico né negozia condizioni particolari. La lettera f) dell’articolo 51 è ampia e comprende servizi di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale e sanitaria. La mobilità sostenibile vi rientra attraverso il concetto di utilità sociale, come confermato ormai da almeno tre risposte ad interpello dell’Agenzia delle Entrate.

Monitoraggio: necessario o no?

Un punto che ha alimentato particolare confusione riguarda il monitoraggio dell’utilizzo delle e-bike. Alcuni commenti hanno suggerito che l’azienda debba verificare che i dipendenti utilizzino effettivamente il velocipede per almeno il 30% degli spostamenti casa-lavoro. L’interpello, in realtà, riporta questa informazione come elemento descritto dall’azienda richiedente, non come requisito posto dall’Agenzia.

«La condizionalità sull’utilizzo può esistere per finalità proprie dell’azienda, ma non rileva ai fini fiscali. L’Agenzia delle Entrate non richiede il monitoraggio dell’effettivo utilizzo del bene per riconoscere l’esenzione. Il bene viene messo a disposizione e il lavoratore può decidere se usufruirne o meno», precisa Spattini.

La distinzione è sottile ma sostanziale. Un Mobility Manager potrebbe voler promuovere l’utilizzo della e-bike negli spostamenti casa-lavoro attraverso attività di nudging e sensibilizzazione. Questo è perfettamente legittimo e coerente con il suo mandato. Ma non è necessario costruire un sistema di monitoraggio a fini fiscali, e farlo potrebbe generare complessità inutili e rischi sul fronte della privacy dei lavoratori.

Categorie omogenee: un ponte tra welfare e mobility management

La conversazione con Silvia Spattini ha fatto emergere un aspetto particolarmente interessante che collega direttamente il mondo del welfare a quello del mobility management: la definizione delle categorie omogenee di dipendenti.

La normativa welfare prevede che i beni e i servizi agevolati possano essere erogati alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee. Questo concetto, apparentemente tecnico, apre uno spazio di lavoro congiunto tra il Mobility Manager e le risorse umane che oggi viene raramente esplorato.

La domanda concreta è: si può definire come categoria omogenea l’insieme dei dipendenti che risiedono entro una distanza dalla sede di lavoro compatibile con l’utilizzo della bicicletta?

«In linea di principio sì. Esistono già esempi nella contrattazione collettiva in cui determinate indennità o servizi vengono riconosciuti sulla base della distanza o della sede di lavoro. Se i lavoratori della sede di Maranello godono di un certo credito welfare e quelli della sede di Cagliari hanno il parcheggio gratuito, si stanno applicando criteri oggettivi legati alla localizzazione. Lo stesso ragionamento potrebbe applicarsi all’origine dello spostamento», ragiona Spattini.

L’unica accortezza riguarda la numerosità: i criteri adottati non devono di fatto restringere il beneficio a pochissimi dipendenti, perché in quel caso l’Agenzia delle Entrate potrebbe contestare un vantaggio mirato piuttosto che una misura rivolta a una categoria. Ma nella maggior parte dei contesti aziendali, l’analisi del bacino di utenza ciclabile, un’attività che il Mobility Manager già conduce o dovrebbe condurre, produce segmenti di dimensione adeguata.

Qui emerge una convergenza naturale. Il Mobility Manager analizza la domanda di mobilità dei dipendenti, segmenta la popolazione per distanza e modalità di spostamento, identifica i bacini di utenza per ciascuna alternativa all’auto privata. Queste stesse informazioni possono supportare la costruzione di categorie omogenee per l’erogazione di benefit mirati, come appunto le e-bike. È quello che in ambito di mobility management si chiama discriminazione positiva: allocare le risorse dove possono generare il maggior beneficio per il lavoratore e per l’azienda.

Welfare e mobilità: due mondi che devono parlarsi

Quello che emerge dalla conversazione con Silvia Spattini va oltre la singola questione fiscale delle e-bike. Si tratta di riconoscere che mobilità e welfare aziendale sono due facce della stessa medaglia, e che i professionisti che se ne occupano avrebbero molto da guadagnare lavorando insieme.

Il Mobility Manager conosce i pattern di spostamento della popolazione aziendale, sa dove vivono i dipendenti, quali sono le alternative modali disponibili e quali infrastrutture servirebbero per abilitarle. Lo specialista di welfare conosce i meccanismi fiscali, le condizioni di erogazione, le modalità per strutturare i piani in modo conforme ed efficace.

Il problema è che oggi queste due figure raramente si parlano. Molti Mobility Manager aziendali non hanno una formazione specifica sul welfare, e non sempre hanno l’opportunità di confrontarsi con chi ne ha una. D’altra parte, chi si occupa di welfare non ha visibilità sui dati di mobilità che potrebbero rendere i piani di benefit molto più mirati ed efficaci.

Il caso delle e-bike è emblematico, ma non è l’unico. Si pensi ai servizi di trasporto pubblico locale, al car sharing aziendale, alle convenzioni per il bike sharing, o anche a soluzioni meno convenzionali come il near working, ovvero la messa a disposizione di spazi di lavoro professionali nel comune di residenza del dipendente per evitare gli spostamenti più gravosi. Tutte iniziative che possono rientrare, a determinate condizioni, nel perimetro dei beni e servizi con finalità di utilità sociale, e che acquistano significato operativo solo quando il dato di mobilità incontra la competenza normativa.

Il messaggio chiave

Per chi deve prendere decisioni operative, il quadro che emerge dall’analisi dell’interpello con Silvia Spattini si può sintetizzare in alcuni punti chiave.

• Le e-bike messe a disposizione dei dipendenti per uso personale non sono assimilabili alle auto aziendali ad uso promiscuo. Rientrano nella categoria dei beni con finalità di utilità sociale ai sensi dell’articolo 51, comma 2, lettera f) del TUIR.
• Il trattamento fiscale agevolato richiede che il bene sia definito dall’azienda senza personalizzazione da parte del singolo dipendente.
• Non è richiesto un monitoraggio dell’effettivo utilizzo a fini fiscali, sebbene il Mobility Manager possa promuoverne l’uso negli spostamenti casa-lavoro attraverso iniziative parallele di sensibilizzazione.
• Le categorie omogenee previste dalla normativa welfare possono essere definite anche sulla base di criteri di prossimità alla sede, creando una sinergia naturale tra analisi di mobilità e pianificazione del welfare.

Su un tema come questo, dove le sfumature contano e le implicazioni operative sono concrete, vale la pena prendersi il tempo di leggere i documenti originali e confrontarsi con chi li conosce in profondità. È la premessa per permettere a Mobility Manager e responsabili HR di agire con cognizione di causa.