Sede nueva, mismos empleados: el Mobility Manager en las decisiones inmobiliarias de las empresas

Una conversación con Mirko Franzoi, Mobility Manager de Nexi y NTT Data y Project Director de MIC-HUB.

Entrevista de Paolo Barbato a Mirko Franzoi.

Una relocation es uno de los pocos momentos en los que una empresa rediseña de un solo golpe los hábitos de vida de cientos, a veces miles, de personas.

La decisión de firmar un nuevo contrato inmobiliario pasa casi siempre por Real Estate, Facilities y CFO. La población que tendrá que desplazarse cada día para llegar a esa nueva sede, en la mayoría de los casos, no está representada en la mesa.

El Mobility Manager (MM) es el único actor en la empresa que dispone de los datos, las herramientas y las competencias para medir qué ocurrirá realmente el día después de la mudanza. Tiempos de trayecto, distribución de las residencias de los empleados, accesibilidad con el transporte público local (TPL), emisiones per cápita de CO2 vinculadas al desplazamiento diario: estos son los ingredientes de un análisis de impacto que, si se hace previamente, cambia la conversación inmobiliaria.

Mirko Franzoi es Project Director de MIC-HUB, sociedad milanesa de planificación de los transportes fundada en 2010. Para Nexi y NTT Data ocupa el rol de Mobility Manager empresarial y ha seguido una de las relocation más evidentes de los últimos años en el contexto milanés: el traslado de Nexi a la nueva sede central de City Life. Hablamos de ello con motivo de su intervención en la Winter School “Travel Demand Management” de la Universidad de Milán-Bicocca.

Una decisión inmobiliaria es una decisión de movilidad

PB: Mirko, tú y yo sabemos bien que en la mayoría de las empresas italianas el Plan de Desplazamientos Casa-Trabajo (PSCL) se vive como un trámite que cerrar antes del plazo, archivado el día después del envío al Ayuntamiento. ¿Cómo intentas romper esta costumbre cuando llegas a un cliente nuevo?

MF: El PSCL es el punto de partida, no el punto de llegada. La empresa recoge los datos sobre la movilidad de los empleados, los transforma en un informe normativo, y ahí se detiene. Es exactamente ahí donde se pierde la parte más interesante del trabajo. Los datos sirven para tres cosas, en orden de importancia creciente: leer e interpretar para medir éxitos y criticidades, monitorizar a lo largo del tiempo porque no se puede mejorar lo que no se mide, y por último guiar a la empresa hacia decisiones informadas. La relocation es exactamente uno de esos momentos en los que las decisiones informadas marcan la diferencia.

PB: En concreto, ¿qué cambia cuando el MM se involucra antes de la firma de un nuevo contrato de arrendamiento?

MF: Cambia la manera en que se valora la ubicación. Real Estate mira el alquiler, los metros cuadrados, la accesibilidad infraestructural genérica. El MM mira dónde viven los empleados, cuánto tiempo tardan hoy en llegar, cuánto tardarán con la nueva sede, cuál será la distribución modal previsible, y qué impacto en emisiones se derivará. Son variables medibles, no opiniones.

Para Nexi hemos evaluado la accesibilidad de las sedes utilizando también el PTAL (Public Transport Accessibility Level, el índice adoptado por Transport for London para medir la calidad del transporte público en cada celda de territorio). Las dos sedes históricas de Milán, Corso Sempione (1.100 empleados) y via Gonin (1.400 empleados), presentan niveles de accesibilidad diferentes. La nueva sede de CityLife, donde convergerán cerca de 2.500 personas, se sitúa en valores comparables a las áreas más accesibles. No es un dato de marketing inmobiliario: es una información que se traduce en tiempos de trayecto, en la elección del modo de transporte y, en consecuencia, en emisiones.

Roma: un kilómetro y medio basta para cambiarlo todo

PB: Has analizado también una relocation en Roma. Allí la historia es la opuesta.

MF: En Roma hemos seguido una relocation en la que la sede pasaba de 0,5 km a 2,1 km de la Estación Termini. Parece poco, pero sobre una población que usa el transporte público ferroviario para hacer commuting desde fuera de la ciudad, esos kilómetros son el diferencial entre “bajo del tren y en diez minutos estoy en la oficina” y “bajo del tren, voy a pie o me subo a otro medio, y tardo veinticinco”.

Los números lo confirman. El tiempo medio de trayecto para quienes usan el TPL pasa de 57 a 65 minutos (+14%). Para quienes usan el coche, de 33 a 41 minutos (+24%), porque la nueva zona está peor servida por las vías de acceso. Lo mismo ocurre con la moto: de 27 a 33 minutos (+22%).

PB: ¿Y los efectos sobre los comportamientos?

MF: El 35% de los empleados declaró que, ante la relocation, cambiaría de modo de transporte. El dato más relevante tiene que ver con la dirección del cambio: la simulación produce un +8% de usuarios del coche privado. Es una indicación clara de cuánto la localización de la sede condiciona directamente la distribución modal: a igualdad de población empresarial, es el contexto de accesibilidad el que orienta las elecciones de movilidad.

En ausencia de intervenciones específicas, la relocation puede por tanto desplazar el equilibrio hacia modalidades menos sostenibles. Un efecto que se aleja de los objetivos típicos del PSCL, y que hace aún más evidente la necesidad de acompañar el traslado con medidas adecuadas.

Estos números, producidos antes de la firma, son la herramienta para reabrir la conversación. No para detener la relocation, porque los criterios inmobiliarios siguen siendo legítimos. Sino para incluir en el plan post-traslado las medidas de mitigación que hacen falta: integración modal en la entrada de la nueva sede, abonos bonificados al TPL, apoyo al carpooling para quienes vienen de áreas periféricas, smart working calibrado sobre las zonas con peor accesibilidad.

Misma empresa, misma ciudad, dos movilidades

PB: Volviendo a Milán, la comparación entre Sempione y Gonin para Nexi es especialmente elocuente. Misma empresa, misma población de empleados por perfil, dos posiciones distintas. ¿Qué cuentan los datos?

MF: Cuentan que la posición, por sí sola, desplaza la distribución modal en decenas de puntos porcentuales. Sempione tiene un 39% de TPL y un 17% de multimodal, frente al 31% y 9% de Gonin. La cuota de coche privado en Gonin es del 47%, en Sempione del 21%. En conjunto, Sempione presenta una mayor incidencia (27%) de modalidades sostenibles. A igualdad de política empresarial, es por tanto el contexto territorial de accesibilidad e infraestructuras el que determina diferencias relevantes en los comportamientos de movilidad.

El efecto se traduce directamente en las emisiones. Las emisiones per cápita vinculadas al desplazamiento diario son de 717 kg CO2 al año en Gonin y 417 kg CO2 al año en Sempione. La diferencia, -41%, deriva de dos factores: la cuota de coche (55% en Gonin frente al 27% en Sempione) y la longitud media de los desplazamientos (30 km en Gonin frente a 25 km en Sempione).

PB: Sobre la nueva sede de City Life habéis producido una previsión de impacto. ¿Cómo se construye?

MF: Se parte de los datos que ya tenemos: quiénes son los empleados, dónde viven, cómo se mueven hoy. Se aplica el modelo de accesibilidad de la nueva sede, se estima el modal shift esperado, calibrado sobre los patrones observados en las sedes más accesibles. Se calcula el impacto en emisiones resultante.

Nuestra estimación para Nexi en City Life es una reducción del 20% de las emisiones vinculadas al desplazamiento casa-trabajo, equivalente a 283 toneladas de CO2 ahorradas cada año. El objetivo no es un acto de fe: es una proyección construida a partir de los comportamientos observados en las distintas sedes existentes, y representa un punto de equilibrio entre contextos con niveles de accesibilidad diferentes.

Después de la firma empieza el trabajo

PB: El análisis pre-relocation es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es entender si las previsiones se han cumplido.

MF: Exacto. Para las sedes milanesas de Nexi monitorizamos la distribución modal desde 2021. A lo largo de los años la cuota de modos sostenibles ha crecido de manera no uniforme: Sempione +15%, Gonin +10%, Livraghi +11%. Sin una serie temporal, cualquier conclusión sobre lo que está funcionando es una opinión.

Vale también para las decisiones costosas. En otro proyecto hemos monitorizado un servicio de lanzadera empresarial: 16 viajes al día, 24 euros por viaje, 97.000 euros al año. Los primeros seis meses de funcionamiento mostraban que el 21% de los viajes salía con cero pasajeros y el 44% con menos de dos. Es un dato que, una vez leído, obliga a rediseñar el servicio. Tras la reorganización bajamos al 8% de viajes vacíos y al 18% por debajo de dos pasajeros. Sin la monitorización ese servicio habría seguido en pie tal cual, quemando un presupuesto que se podía gastar mejor.

PB: Un último punto: los datos empresariales por sí solos corren a menudo el riesgo de ser autorreferenciales.

MF: Es muy importante compararlos siempre con el contexto de referencia. Para Nexi, los empleados que viven y trabajan dentro de Milán usan el coche para el 30% de los desplazamientos. La media del PUMS (Plan Urbano de Movilidad Sostenible) de Milán 2024, sobre la misma tipología de desplazamiento, es del 29%. Estamos alineados. Pero en el uso del TPL Nexi está en -8% respecto a la media de la ciudad. Este es un punto de trabajo claro, sobre el que prevemos mejorar también a través de la relocation.

En los flujos de intercambio (residentes fuera de Milán que vienen a trabajar a la ciudad) Nexi está en cambio en +6% en el TPL respecto al PUMS. Significa que las personas que vienen de fuera usan más transporte público que la media: probablemente porque las sedes actuales están en posiciones que facilitan la llegada en tren.

Sin el benchmark con el PUMS, estaría obligado a decir “estamos mejorando” o “no estamos mejorando”. Con el benchmark puedo decir dónde estamos por encima de la media de la ciudad, dónde estamos por debajo, y sobre qué palancas actuar.

La experiencia de Mirko Franzoi pone el foco en un principio que nos gustaría ver más a menudo en los planes de movilidad empresariales: la relocation es una decisión de movilidad tanto como una decisión inmobiliaria. El empleado medio pasa más tiempo en la empresa que en cualquier otro sitio, y el desplazamiento diario es el marco que hace ese tiempo sostenible o insostenible, en el plano económico, ambiental y personal.

La idea de que el Mobility Manager deba implicarse después de la firma, quizás para “comunicar el cambio” a los empleados, es la versión minimalista de una figura que, en cambio, tiene las herramientas para modelar el impacto. PTAL, isócronas de accesibilidad, distribución modal estimada, emisiones per cápita proyectadas: son todos datos producibles antes de elegir la sede, no después. El caso Nexi muestra qué significa hacer bien el trabajo (City Life es una elección que mejora la movilidad de la población empresarial y recorta 283 toneladas de CO2 al año).

El salto cultural, para muchas empresas, es admitir que el balance de una relocation no se cierra en el alquiler. Se cierra en los kilómetros recorridos, en los minutos perdidos, en los modos de transporte que cambian y en las emisiones que se derivan. El PSCL, si se usa como herramienta de planificación y no como trámite, es la sede natural de este balance.

Cuando el Mobility Manager se involucra antes de una elección inmobiliaria, la sede deja de ser solo una variable de coste. Se convierte en una variable de sostenibilidad y de bienestar de los empleados, con números verificables que la sostienen. Es el nivel al que este trabajo merece ser llevado.