E-bikes corporativas y welfare: aclaremos las cosas

Entrevista de Paolo Barbato con Silvia Spattini.

En los últimos meses, la resolución n.º 41/2026 de la Agencia Tributaria italiana sobre el tratamiento fiscal de las e-bikes corporativas ha suscitado un acalorado debate. El tema es técnico, los matices son muchos, y no sorprende que se hayan difundido lecturas diferentes de un documento que en realidad es bastante claro en su contenido. El riesgo, sin embargo, es que los Mobility Managers y los responsables de RRHH tomen decisiones basadas en información incompleta.

Para aportar algo de claridad, pedí a Silvia Spattini que analizara conmigo los puntos clave de la resolución. Silvia es una de las voces más autorizadas en Italia sobre welfare corporativo: investigadora sénior en ADAPT, profesora adjunta de Derecho del Trabajo en la Universidad de Módena y Reggio Emilia y miembro del Centro de Estudios de AIWA. Su análisis de la resolución, publicado poco después de la difusión del documento, ofrece una guía particularmente útil.

Uso mixto o uso personal: la distinción fundamental

La primera fuente de confusión concierne a la naturaleza misma del activo. Para los coches de empresa, existe el concepto de uso mixto: el vehículo se asigna al empleado tanto para fines laborales como personales, y el tratamiento fiscal sigue normas específicas vinculadas al kilometraje convencional. Muchos han aplicado el mismo esquema por analogía a las e-bikes. Pero la resolución dice otra cosa.

“La Agencia Tributaria distingue claramente el uso personal del uso mixto. Si la bicicleta se utiliza para el desplazamiento casa-trabajo, eso se considera uso personal, no uso con fines laborales: tiene lugar fuera del horario de trabajo y no se relaciona con el desempeño de las funciones laborales. El uso mixto solo se aplicaría si la e-bike se utilizara también para desplazamientos internos dentro de las instalaciones o para actividades laborales”, explica Spattini.

La consecuencia práctica es significativa. Las e-bikes puestas a disposición de los empleados para uso personal no siguen el régimen fiscal del coche de empresa. En su lugar, entran en la categoría de bienes y servicios con finalidad de utilidad social, regulados por el Artículo 51, apartado 2, letra f) del TUIR (código tributario italiano), que hace referencia al Artículo 100. Una clasificación completamente diferente, con implicaciones operativas igualmente distintas.

El principio de no implicación del empleado

Un segundo aspecto que la Agencia Tributaria reitera con firmeza se refiere al modo de provisión del beneficio. Para acogerse al tratamiento fiscal favorable, el servicio o bien debe estar definido y acordado entre el empleador y el proveedor. El empleado se beneficia pero no participa en la definición del servicio en sí.

“Este es uno de los principios fundamentales para la Agencia: cuando se ponen a disposición servicios, el empleado debe permanecer siempre al margen. La empresa acuerda el servicio con el proveedor y lo paga. El trabajador debe permanecer ajeno a la definición del servicio, porque de lo contrario la personalización se convierte en una elusión de la norma: es como si se reconociera una especie de renta encubierta”, aclara Spattini.

En términos operativos, esto significa que la empresa firma un acuerdo con un proveedor de leasing o alquiler, define el catálogo de bienes disponibles y los pone a disposición de la población de empleados. El trabajador individual no elige un modelo específico ni negocia condiciones particulares. La letra f) del Artículo 51 es amplia y cubre servicios de educación, instrucción, recreo, asistencia social y sanitaria. La movilidad sostenible entra en ella a través del concepto de utilidad social, como confirman al menos tres resoluciones de la Agencia Tributaria.

Monitorización: ¿necesaria o no?

Un punto que ha alimentado una confusión particular concierne a la monitorización del uso de las e-bikes. Algunos comentaristas han sugerido que la empresa debe verificar que los empleados utilicen efectivamente la bicicleta para al menos el 30% de sus desplazamientos casa-trabajo. La resolución, en realidad, recoge esta información como un elemento descrito por la empresa solicitante, no como un requisito establecido por la Agencia.

“La condicionalidad sobre el uso puede existir para los propios fines de la empresa, pero no es relevante a efectos fiscales. La Agencia Tributaria no exige la monitorización del uso efectivo del bien para conceder la exención. El bien se pone a disposición y el trabajador puede decidir si lo usa o no”, especifica Spattini.

La distinción es sutil pero sustancial. Un Mobility Manager podría querer promover el uso de e-bikes para los desplazamientos mediante actividades de nudging y sensibilización. Esto es perfectamente legítimo y coherente con su mandato. Pero no es necesario construir un sistema de monitorización a efectos fiscales, y hacerlo podría generar complejidad innecesaria y riesgos en relación con la privacidad de los empleados.

Categorías homogéneas: un puente entre welfare y mobility management

La conversación con Silvia Spattini hizo emerger un aspecto particularmente interesante que conecta directamente el mundo del welfare con el del mobility management: la definición de categorías homogéneas de empleados.

La legislación de welfare prevé que los bienes y servicios subvencionados puedan proporcionarse a toda la plantilla o a categorías homogéneas. Este concepto aparentemente técnico abre un espacio de trabajo conjunto entre el Mobility Manager y los recursos humanos que hoy rara vez se explora.

La pregunta concreta es: ¿puede definirse como categoría homogénea el grupo de empleados que vive a una distancia del centro de trabajo compatible con el uso de la bicicleta?

“En principio, sí. Ya existen ejemplos en la negociación colectiva donde ciertas asignaciones o servicios se conceden en función de la distancia o la ubicación del centro de trabajo. Si los trabajadores de la sede de Maranello disfrutan de un determinado crédito de welfare y los de la sede de Cagliari tienen aparcamiento gratuito, se están aplicando criterios objetivos vinculados a la ubicación. El mismo razonamiento podría aplicarse al origen del desplazamiento”, razona Spattini.

La única salvedad concierne a los números: los criterios adoptados no deben restringir efectivamente el beneficio a muy pocos empleados, porque en ese caso la Agencia Tributaria podría impugnarlo como una ventaja dirigida en lugar de una medida destinada a una categoría. Pero en la mayoría de los contextos empresariales, el análisis de la zona de captación ciclable — una actividad que el Mobility Manager ya realiza o debería realizar — produce segmentos de tamaño adecuado.

Aquí emerge una convergencia natural. El Mobility Manager analiza la demanda de movilidad de los empleados, segmenta la población por distancia y modo de transporte, identifica las zonas de captación de cada alternativa al coche privado. Esta misma información puede apoyar la construcción de categorías homogéneas para la provisión de beneficios dirigidos, como las e-bikes. Esto es lo que en mobility management se denomina discriminación positiva: asignar recursos donde pueden generar el mayor beneficio tanto para el trabajador como para la empresa.

Welfare y movilidad: dos mundos que necesitan comunicarse

Lo que emerge de la conversación con Silvia Spattini va más allá de la cuestión fiscal puntual de las e-bikes. Se trata de reconocer que movilidad y welfare corporativo son dos caras de la misma moneda, y que los profesionales que se ocupan de ambos tendrían mucho que ganar trabajando juntos.

El Mobility Manager conoce los patrones de desplazamiento de la población corporativa, sabe dónde viven los empleados, qué alternativas modales están disponibles y qué infraestructura sería necesaria para posibilitarlas. El especialista en welfare conoce los mecanismos fiscales, las condiciones de provisión y las formas de estructurar planes de manera conforme y eficaz.

El problema es que hoy estos dos roles rara vez se comunican. Muchos Mobility Managers corporativos no tienen formación específica en welfare, y no siempre tienen la oportunidad de interactuar con quienes sí la tienen. Por otro lado, quienes se ocupan del welfare carecen de visibilidad sobre los datos de movilidad que podrían hacer los planes de beneficios mucho más específicos y eficaces.

El caso de las e-bikes es emblemático, pero no es el único. Piénsese en los servicios de transporte público local, el car sharing corporativo, los acuerdos de bike sharing, o incluso soluciones menos convencionales como el near working — proporcionar espacios de trabajo profesionales en el municipio de residencia del empleado para evitar los desplazamientos más gravosos. Todas iniciativas que pueden, bajo ciertas condiciones, entrar en el ámbito de los bienes y servicios con finalidad de utilidad social, y que adquieren sentido operativo solo cuando los datos de movilidad se encuentran con la experiencia normativa.

El mensaje clave

Para quienes necesitan tomar decisiones operativas, el panorama que emerge del análisis de la resolución con Silvia Spattini puede resumirse en unos pocos puntos clave.

• Las e-bikes puestas a disposición de los empleados para uso personal no son equiparables a los coches de empresa de uso mixto. Entran en la categoría de bienes con finalidad de utilidad social según el Artículo 51, apartado 2, letra f) del TUIR.
• El tratamiento fiscal favorable requiere que el bien sea definido por la empresa sin personalización por parte del empleado individual.
• No se requiere monitorización del uso efectivo a efectos fiscales, aunque el Mobility Manager puede promover el uso para los desplazamientos mediante iniciativas de sensibilización paralelas.
• Las categorías homogéneas previstas por la legislación de welfare pueden definirse también en base a criterios de proximidad al centro de trabajo, creando una sinergia natural entre el análisis de movilidad y la planificación del welfare.

En un tema como este, donde los matices importan y las implicaciones operativas son concretas, merece la pena dedicar tiempo a leer los documentos originales y consultar a quienes los conocen en profundidad. Esta es la base para que los Mobility Managers y los responsables de RRHH puedan actuar con pleno conocimiento de causa.